Datenschutzerklärung
für die App ResearchPilot und die Website researchpilot.net · Stand: Oktober 2026
1. Verantwortlicher
Sarra Technologies UG (haftungsbeschränkt)
Eisenhartstraße 19, 81245 München, Deutschland
E-Mail: privacy@sarratech.com
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.
2. Überblick
ResearchPilot zeigt Ärztinnen und Ärzten neue medizinische Fachartikel aus PubMed, passend zu ihren Interessen, und erstellt daraus einen wöchentlichen Audio-Podcast. Wir verarbeiten nur die Daten, die dafür nötig sind. Wir verkaufen keine Daten, zeigen keine Werbung und verwenden keine Tracking- oder Analyse-Dienste von Dritten. Die Website setzt keine Cookies.
3. Welche Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Grundlage
3.1 Anmeldung mit Apple
Sie melden sich mit „Mit Apple anmelden“ an. Wir erhalten von Apple eine Kennung, die Ihr Konto bei uns eindeutig identifiziert, und – sofern Sie das bei Apple freigeben – Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Wenn Sie „E-Mail-Adresse verbergen“ wählen, erhalten wir nur eine von Apple erzeugte Weiterleitungsadresse. Ein Passwort gibt es bei uns nicht.
Zweck: Anmeldung und Bereitstellung Ihres Kontos. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).
3.2 Profil und Interessen
Bei der Einrichtung und später in den Einstellungen geben Sie Ihre Rolle (z. B. Assistenzarzt, Facharzt), Ihr Fachgebiet, optional eine Klinik und eine freie Beschreibung Ihrer Interessen an. Außerdem können Sie Autorinnen und Autoren folgen und Fachartikel als Lesezeichen speichern.
Zweck: Personalisierte Auswahl von Fachartikeln und Podcast-Inhalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3.3 Nutzung der App
Wir speichern, welche Artikel Sie öffnen und wie lange Sie sie lesen, welche Artikel Sie seltener sehen möchten, wann Sie den Feed öffnen und wie weit Sie den Podcast anhören (Wiedergabeposition, gestartet, zu Ende gehört).
Zweck: Verbesserung Ihrer persönlichen Empfehlungen; Fortsetzen des Podcasts an der richtigen Stelle; zusammengefasste Auswertung, ob und wie regelmäßig die App genutzt wird (z. B. „wöchentlich aktive Nutzer“), um das Angebot während der Beta zu verbessern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Personalisierung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots) für die zusammengefasste Auswertung.
Aus diesen Daten erstellen wir ein Interessenprofil, mit dem wir Fachartikel für Sie auswählen. Es hat keine rechtlichen oder ähnlich erheblichen Auswirkungen auf Sie; es bestimmt nur, welche Artikel Sie zuerst sehen.
3.4 Suche und Interessenbeschreibung
Den Text Ihrer Suchanfragen und Ihrer freien Interessenbeschreibung übermitteln wir an Voyage AI (siehe Abschnitt 4), um daraus einen Zahlenvektor zu berechnen, mit dem passende Artikel gefunden werden. Dabei werden keine Angaben zu Ihrer Person oder Ihrem Konto mitgeschickt. Bitte geben Sie in diese Felder keine Patientendaten oder andere sensiblen Angaben ein.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3.5 Wöchentlicher Podcast
Für Ihren Podcast wählen wir passende Artikel aus und lassen daraus mit Google Gemini ein Skript und die Audiodatei erstellen. Dabei werden die Artikeldaten (Titel, Zusammenfassung usw.) und Ihr Fachgebiet übermittelt, nicht aber Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Kennung. Die fertige Audiodatei speichern wir in unserem Speicher bei Hetzner, bis der nächste Podcast sie ersetzt oder Sie Ihr Konto löschen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3.6 E-Mails
Wenn uns Ihre E-Mail-Adresse vorliegt, senden wir Ihnen eine Benachrichtigung, wenn ein neuer Podcast bereitsteht, und – auf Ihre Anforderung – Ihre Lesezeichen-Liste. Wenn Sie keine Benachrichtigungen mehr erhalten möchten, schreiben Sie uns kurz.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3.7 Server-Protokolle
Beim Aufruf unserer Server (App-Schnittstelle und Website) werden technisch bedingt Ihre IP-Adresse und Verbindungsdaten verarbeitet. Wir führen keine Zugriffsprotokolle. Fehlerprotokolle, die im Einzelfall eine IP-Adresse enthalten können, speichern wir höchstens 14 Tage.
Zweck: Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
3.8 TestFlight
Während der Beta installieren Sie die App über Apple TestFlight. Apple verarbeitet dabei eigenständig Daten (z. B. Absturzberichte und Feedback, sofern Sie es senden) und stellt uns diese zur Verfügung. Es gilt die Datenschutzerklärung von Apple.
4. Empfänger und Dienstleister
| Dienstleister | Zweck | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Server, Datenbank, Speicherung der Podcasts, Sicherungskopien | Deutschland (Falkenstein), Sicherungskopien in Finnland (Helsinki) |
| Apple Distribution International Ltd., Irland | Mit Apple anmelden, App-Verteilung über TestFlight (eigene Verantwortlichkeit von Apple) | EU / USA |
| Voyage AI (MongoDB, Inc.), USA | Berechnung von Textvektoren für Suche und Interessenbeschreibung | USA |
| Google (Gemini API) | Erstellung von Podcast-Skript und Audio | EU / USA |
| manitu GmbH, St. Wendel | Versand von E-Mails | Deutschland |
Mit unseren Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 45, 46 DSGVO).
5. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto besteht. Sie können Ihr Konto jederzeit in der App löschen (Einstellungen → Konto löschen). Dabei löschen wir sofort Ihr Konto, Ihr Profil, Ihre Lesezeichen, Ihren Nutzungsverlauf und Ihre Podcast-Datei. In unseren verschlüsselten Sicherungskopien sind die Daten danach noch bis zu sechs Monate enthalten; sie werden dort automatisch überschrieben und nur zur Wiederherstellung nach einem Ausfall verwendet.
6. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Schreiben Sie uns dazu an die oben genannte E-Mail-Adresse.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.
7. Sicherheit
Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Die Datenbank ist nicht aus dem Internet erreichbar. Sicherungskopien werden verschlüsselt gespeichert.
8. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.
Privacy Policy
for the ResearchPilot app and the website researchpilot.net · Last updated: October 2026. The German version above is authoritative.
1. Controller
Sarra Technologies UG (haftungsbeschränkt)
Eisenhartstraße 19, 81245 Munich, Germany
Email: privacy@sarratech.com
We have not appointed a data protection officer, as we are not legally required to. For privacy questions, please use the email address above.
2. Overview
ResearchPilot shows physicians new medical papers from PubMed that match their interests and turns them into a weekly audio podcast. We only process the data this requires. We do not sell data, show no ads and use no third-party tracking or analytics services. The website sets no cookies.
3. What we process, why, and on what legal basis
3.1 Sign in with Apple
You sign in with "Sign in with Apple". Apple gives us an identifier for your account and, if you allow it, your name and email address. If you choose "Hide My Email", we only receive a relay address created by Apple. We have no passwords.
Purpose: signing in and providing your account. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (contract).
3.2 Profile and interests
During setup and later in the settings you provide your role (e.g. resident, specialist), your specialty, optionally a clinic, and a free-text description of your interests. You can also follow authors and bookmark papers.
Purpose: personalized selection of papers and podcast content. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
3.3 Use of the app
We store which papers you open and how long you read them, which papers you want to see less of, when you open the feed, and how far you listen to the podcast (playback position, started, finished).
Purpose: improving your recommendations; resuming the podcast where you left off; aggregated evaluation of whether and how regularly the app is used (e.g. "weekly active users") to improve it during the beta. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR for personalization, Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in improving our service) for the aggregated evaluation.
From this data we build an interest profile to select papers for you. It has no legal or similarly significant effects on you; it only determines which papers you see first.
3.4 Search and interest description
We send the text of your search queries and of your free-text interest description to Voyage AI (see section 4) to compute a numeric vector used to find matching papers. No information about you or your account is sent along. Please do not enter patient data or other sensitive information in these fields.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
3.5 Weekly podcast
For your podcast we select matching papers and have Google Gemini create a script and the audio file from them. The paper data (title, abstract, etc.) and your specialty are sent, but not your name, email address or identifier. We store the finished audio file with Hetzner until the next podcast replaces it or you delete your account.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
3.6 Emails
If we have your email address, we notify you when a new podcast is ready and, on your request, send you your bookmark list. If you no longer want notifications, just write to us.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
3.7 Server logs
When you connect to our servers (app interface and website), your IP address and connection data are processed for technical reasons. We keep no access logs. Error logs, which may occasionally contain an IP address, are kept for at most 14 days.
Purpose: operation, security and troubleshooting. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR.
3.8 TestFlight
During the beta you install the app via Apple TestFlight. Apple processes data on its own responsibility (e.g. crash reports and feedback, if you send it) and makes it available to us. Apple's privacy policy applies.
4. Recipients and service providers
| Provider | Purpose | Location |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Servers, database, podcast storage, backups | Germany (Falkenstein), backups in Finland (Helsinki) |
| Apple Distribution International Ltd., Ireland | Sign in with Apple, distribution via TestFlight (Apple acts as a separate controller) | EU / USA |
| Voyage AI (MongoDB, Inc.), USA | Text vectors for search and interest description | USA |
| Google (Gemini API) | Podcast script and audio | EU / USA |
| manitu GmbH, St. Wendel | Sending emails | Germany |
We have data processing agreements with our service providers (Art. 28 GDPR). Where data is transferred to the USA, this is based on the EU-U.S. Data Privacy Framework or the European Commission's Standard Contractual Clauses (Art. 45, 46 GDPR).
5. Retention and deletion
We keep your data as long as your account exists. You can delete your account at any time in the app (Settings → Delete Account). This immediately deletes your account, profile, bookmarks, usage history and podcast file. Our encrypted backups still contain the data for up to six months; they are overwritten automatically and only used to recover from an outage.
6. Your rights
You have the right of access (Art. 15 GDPR), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20) and to object to processing based on legitimate interests (Art. 21). Write to the email address above.
You can also lodge a complaint with a data protection supervisory authority, for example the one responsible for us: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Germany, www.lda.bayern.de.
7. Security
All connections are encrypted (TLS). The database is not reachable from the internet. Backups are stored encrypted.
8. Changes
We update this policy when the app or legal requirements change. The version published here applies.